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忘年会を欠席する場合に会費は支払うべき?いくら負担すべきか

   

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会社の人たちや友人の集まりで開かれる忘年会

参加したらしたで楽しい時間を過ごせますが、状況によっては欠席を希望されるケースもあります。

特に、会費が高めに設定されている会社の忘年会なんかは、その傾向が顕著に現れているでしょう。

友人たちでの忘年会ならば欠席は上手いこと断りを入れられるでしょうが、会社の場合ですと、そうもいかない場合があります。

欠席を希望する場合、忘年会の会費は支払うべきなのか、はたまた払う必要はないのか、紹介していきます。

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欠席の希望を早めに伝えているかどうか

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当たり前ではありますが、忘年会を欠席するのならば、希望を前もって伝えているかどうかがポイントです。

何よりの理由は、「お店の都合でキャンセルが効かなくなる可能性」があるから。

予約の前日や前々日など、ギリギリになって変更を加える場合、お店が融通を利かせられない場合があります。

例えば、人数分のコースを予約していた場合、その金額が会費となりえますが、キャンセルを受けられない場合、欠席者の会費が負担になるでしょう。

忘年会を欠席する旨を伝え遅れた場合、そしてその結果一部でもキャンセル料が発生した場合、自分が欠席する分の会費は支払うべきです。

逆に、明らかに前もって伝えているケース、例えば1週間前や2週間前、あるいは1ヶ月前に行っている場合は、会費を支払う必要はないと考えられます。

前もって伝えている場合に、キャンセル料が発生したり、コースの料金を取り消せなかったりするお店はそう多くありません。

欠席する場合には早めに伝えるよう、心がけましょう。

ドタキャンは会費を諦めるべし

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元から参加するつもりでも、ギリギリになって都合がつかず、忘年会に参加出来なくなる状況は少なからずあり得ます。

例えば前日、あるいは当日になって参加出来なくなった場合、自分の会費は支払う流れになっても仕方がありません。

利用する飲食店にもよりますが、前日や当日の変更となりますと、キャンセルが効かない場合があります。

忘年会のような団体での予約は特にお店の仕入れや仕込みなどの準備がありますので、変更を効かせるのが難しくなるでしょう。

前日で欠席を伝える場合にはどうなるかは微妙な線ですが、当日ですと会費は幹事にお渡ししておく方が良いです。

その方が後に揉め事になることはありませんし、その後の印象も変わります。

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参加出来るか微妙な場合の伝え方

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飲食店の予約は、人数が増えても損はしづらく、人数が減ると損をする可能性があります。

例えば10人の予約で9人となった場合、コース料金は10人分請求される場合があります。

対して9人の予約から当日に10人となった場合、追加1人分のコース料金が請求されるだけで、余計な負担は発生しづらいです。

なのでもし、忘年会に参加出来るか分からない場合には、ハッキリそのように伝えておく方が無難と言えます。

幹事には少し手間をかけさせてはしまいますが、自分を除いた人数で予約しておいてほしいということを伝えると良いでしょう。

20人や30人などの大人数の忘年会の場合、幹事の管理がややこしくなり得るため本来は避けるべきですが・・・

ご自身が忘年会に参加せずに会費を払う始末にならないようにするには、あらかじめ人数としてカウントしてもらわない方が安心ですよ。

飲み放題が別だと支払いが安くなるかも?

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主にチェーン店では、コース料理と飲み放題の金額が分けて計算されることが多いです。

そのため仮に欠席して料金を取られるにしても、コース料理の分のみ支払うだけで済む可能性があります。

ただ、幹事に

コース料金のみ教えてください
先に会費をお渡しするので、余った分は返してください

というように説明するのは少々精神的に辛いかもしれません。

しかし実際には発生していない分も支払うよりは、このように幹事に説明した方がわずかながら負担は減られますね。

幹事に会費に関する説明をするのが嫌な場合、欠席する形になった自分の責任と考え、忘年会の会費を諦めてしまうのも一つの選択肢でしょう。

まとめ

忘年会を欠席する場合、早めに伝えるのはとても大切です。早く言えば言うほど、会費を支払う必要性はなくなります。

当日のドタキャンや前日のキャンセルですと会費が発生する可能性が高くなるため、注意が必要です。

余計な負担を生み出さないよう、欠席する場合には早めに報告するよう、心がけておきましょう。

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